Politique de confidentialité

L’Institut des administrateurs de sociétés (IAS) s’engage à assurer la protection de la confidentialité et des renseignements personnels, professionnels et financiers que lui transmettent ses membres. Nous prônons une politique générale de transparence dans nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de protection des renseignements personnels obtenus de nos membres.

La présente Politique de confidentialité vise à vous informer des pratiques de l’IAS concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection de vos renseignements. En adhérant à l’IAS, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions, divulguions et protégions vos renseignements personnels conformément aux conditions énumérées ci-dessous.

Notre Politique de confidentialité répond aux normes énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et intègre les 10 principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne des normalisation (CSA), publié en 1996 à titre de Norme nationale du Canada. Cette norme définit la manière dont les organismes devraient recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels.

Notre politique de confidentialité explique comment vous pouvez joindre l’IAS pour obtenir de l’information ou pour faire corriger ou supprimer tout renseignement personnel vous concernant et que l’IAS a en sa possession. Aux fins de ladite politique, l’IAS désigne l’Institut des administrateurs de sociétés au Canada.

Définition de «Renseignements personnels»
On entend par «renseignements personnels» toute information concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre de l’individu, de son adresse et numéro de téléphone au travail (information à laquelle on réfère souvent sous les appellations «carte d’affaires» ou «répertoire téléphonique»). Les renseignements personnels incluent l’âge, le sexe, l’état matrimonial, l’état de santé, la situation financière, l’adresse du domicile, etc. Ces renseignements comprennent toute autre information vous concernant, à laquelle nous pourrions avoir accès ou que vous pourriez nous fournir dans le cadre des services offerts à nos membres.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Les renseignements que nous recueillons, parmi lesquels sont inclus des renseignements personnels, peuvent comprendre, sans s’y limiter, ce qui suit:
  • l’information pour prendre contact (tels les nom, surnoms, titres, désignation du poste occupé, adresse professionnelle, adresse courriel au travail, numéro de téléphone au travail ou numéro de cellulaire, adresse personnelle, numéros de téléphone ou de télécopieur au domicile, numéros de cartes de crédit et dates d’expiration)
  • l’information ayant trait à l’expérience professionnelle (tels le curriculum vitae, les fonctions courantes exercées au sein de sociétés, les postes occupés dans des conseils d’administration).
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous les utilisons aux fins suivantes:
  • procurer à nos membres des services ponctuels et avantageux;
  • administrer les services offerts à nos membres;
  • mener des recherches et assurer l’expansion, la gestion, la protection et l’amélioration des services offerts à nos membres;
  • créer et entretenir des relations avec nos membres et communiquer avec eux;
  • informer nos membres des nouveaux produits et services susceptibles de les intéresser, en matière de régie d’entreprise; et
  • émettre des factures et des demandes de paiements rattachés aux produits et services offerts à nos membres.
Quand divulguons-nous vos renseignements personnels?
À l’IAS, nous nous tenons responsables des renseignements personnels que vous nous transmettez. Nous ne nous permettrons pas de faire affaire avec quiconque dans le but de vendre, d’échanger, de louer vos renseignements personnels ou d’en autoriser l’exploitation, sans votre consentement.

La responsabilité que nous assumons à votre égard se traduit comme suit :
  • nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que vous communiquez à l’IAS;
  • nous avons nommé un chef de la protection des renseignements personnels, Mme Heather Wilson, pour veiller au respect de notre Politique de confidentialité;
  • avec votre consentement, il se peut que nous partagions vos renseignements personnels avec des tiers que nous engageons pour nous aider à vous fournir des produits et services – ces fournisseurs de services doivent signer l’Entente de confidentialité de l’IAS et il leur est interdit d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celle de vous procurer un service particulier, en votre qualité de membre de l’IAS; les fournisseurs de services sont tenus d’assurer la protection des renseignements personnels que leur communique l’IAS, comme nous le ferions nous-mêmes, et de respecter les principes généraux de confidentialité énoncés dans la présente Politique de confidentialité; 
  • nous nous réservons le droit de divulguer des renseignements personnels à une tierce partie lorsqu’une loi, un règlement, un organisme de réglementation, un mandat de perquisition, une assignation à comparaître ou une ordonnance du tribunal nous l’autorise ou nous y oblige; et
  • nous nous réservons également le droit de divulguer ou de céder vos renseignements personnels à une tierce partie advenant une fusion ou une acquisition de l’IAS de sorte que vous puissiez continuer de recevoir de cette nouvelle entité ou tierce partie les mêmes services et privilèges offerts aux membres de l’IAS. Dans ce cas peu probable, la nouvelle entité n’utiliserait vos renseignements personnels qu’aux seules fins déterminées à l’origine.

Nous vous informons et nous vous demandons votre consentement
 
L’IAS recueille des renseignements personnels à votre sujet seulement lorsque vous nous les fournissez volontairement. Règle générale, lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous vous demandons votre consentement avant de les utiliser ou de les divulguer à des fins particulières. Dans certaines circonstances, il se peut que nous vous demandions votre consentement une fois les renseignements recueillis, mais toujours avant de les utiliser (par exemple, lorsque nous souhaitons utiliser l’information à une fin non encore prévue).

Le type de consentement que nous demandons, qu’il soit explicite ou implicite, dépend largement de la nature délicate des renseignements personnels ainsi que des attentes raisonnables de nos membres.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et un délai d’avis raisonnable. Pour ce faire, veuillez communiquer par écrit avec notre chef de la protection des renseignements personnels, à l’IAS. Nous vous informerons des conséquences de votre retrait de consentement. 
Nous n’exigerons pas votre consentement pour la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la protection de renseignements, comme condition à la fourniture de produits ou de services à nos membres, au-delà de ce qui est nécessaire pour remplir les fins particulières et légitimes pour lesquelles les renseignements sont recueillis.

Avis de consentement pour les évènements des sections régionales de l’IAS
Veuillez prendre note qu’il y aura prise de photographies lors de cet évènement et que celles-ci pourraient être publiées dans différents médias imprimés et en ligne, sans autre préavis. Pour toutes questions concernant l’utilisation des photographies d’évènements par l’IAS, veuillez contacter cemerson@icd.ca
 
L’Institut des administrateurs de sociétés (IAS), ses partenaires et les participants à l’évènement peuvent également publier des discussions, des messages et des images dans les différents médias sociaux. Nous invitons les participants à prendre part aux discussions via le fil Twitter @ICDCanada et à leur ajouter le mot-clic #goodgovernance. L’IAS organise régulièrement des évènements régis par une règle de Chatham House modifiée selon laquelle les contributions peuvent être publiées sans être attribuées à un conférencier précis. Les invitations à ce type d’évènements mentionneront explicitement que l’évènement se déroulera en vertu de ces restrictions.

Utilisation/divulgation de vos renseignements personnels à des fins de marketing
L’IAS se conforme à une politique de marque qui interdit la divulgation de vos renseignements personnels à toute tierce firme de marketing.

Témoins (cookies, en anglais)
Prenez note que lorsque vous visitez notre site Web (www.icd.ca), certaines pages requièrent l’envoi de témoins (cookies, en anglais). Les témoins sont de petits fichiers installés sur votre disque dur : ils nous permettent de vous assurer une navigation plus personnalisée. Par exemple, un témoin peut être utilisé pour mettre en mémoire l’information donnée lors d’une inscription dans une page Web et éviter ainsi au visiteur d’avoir à réintroduire les données lors de visites subséquentes. La politique de l’IAS en ce qui a trait à l’utilisation de témoins vise à faciliter la navigation dans notre site Web ainsi que le processus d’inscription.

Si les témoins vous gênent, sachez que la plupart des fureteurs permettent de les refuser, et que dans la plupart des cas, il est quand même tout à fait possible de naviguer sans problème dans notre site Web.

Pour gérer efficacement notre site Web, il peut nous arriver de conserver des renseignements anonymes dans notre système d’exploitation pour déceler éventuellement les catégories de visiteurs en fonction notamment des domaines et des navigateurs qu’ils utilisent. Ces statistiques, qui ne permettent pas d’identifier les visiteurs, sont transmises globalement à notre webmestre. Tout ceci ne vise qu’à rendre la visite de notre site Web conviviale et intéressante sur le plan de l’information.

Liens vers des sites Web exploités par des tiers Au fil des pages de notre site Web, plusieurs liens mènent vers d’autres sites Web qui ont des politiques différentes des nôtres. Lorsque vous cliquez sur ces liens pour accéder à d’autres sites Web, les politiques de l’IAS ne s’appliquent plus. Nous vous recommandons de lire la politique de confidentialité de chaque site avant de communiquer des renseignements personnels permettant de vous identifier.

Voici comment nous assurons la protection de vos renseignements personnels
L’IAS prendra toutes les mesures commercialement raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels que vous nous avez transmis et qui sont en notre possession, contre toute perte et tout accès non autorisé. Cette protection vise les renseignements conservés sous formes électronique et imprimée. L’accès à vos renseignements personnels sera limité à des employés autorisés de l’IAS. De plus, nous avons mis en place des techniques de protection des renseignements, généralement acceptées, tels que des coupe-feux, des moyens de contrôle d’accès ainsi que la cryptographie.

Conservation de vos renseignements personnels
L’IAS conservera vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il le faudra au regard des fins pour lesquelles ils ont été recueillies et selon les lois et règlements applicables. Votre consentement à l’égard de telles fins demeurera valide après la cessation des relations que nous entretenons avec vous.

Exceptions, précisions et modifications ayant trait à la présente Politique de confidentialité
Bien qu’il n’en soit pas fait mention en détail dans la présente Politique de confidentialité, l’IAS se fondera sur toutes exceptions ou précisions mentionnées dans les lois applicables le permettant. L’IAS se réserve le droit de modifier en tout temps sa Politique de confidentialité, sans préavis. La Politique de confidentialité affichée sur notre site Web (www.icd.ca), de temps à autre ou à un moment quelconque, sera la Politique de confidentialité en vigueur.

Correction ou mise à jour de vos renseignements personnels
Vous pouvez nous aider à assurer l’exactitude de vos renseignements personnels en ouvrant une session vous permettant d’accéder à la section réservée aux membres de notre site Web et en mettant à jour les données qui vous concernent. Pour tout complément d’information au sujet des mises à jour, veuillez communiquer avec Jane Grant par courriel (admin@icd.ca) ou par téléphone (416.593.7741, poste 221).

Contactez-nous

Tous commentaires, questions, préoccupations ou réclamations concernant vos renseignements personnels ou nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels doivent être communiqués à Heather Wilson par courriel (hwilson@icd.ca) ou par téléphone (416.593.7741, poste 411).